Kendi işini kurmak isteyen pek çok insanın ilk hayali bir kafe açmak. Peki kafe açmak o kadar kolay mı? Neler gerekli, hangi adımlar atılmalı, nasıl bir yol izlenmeli? Kafe açmakla iş bitmiyor. Sonrasında nelere dikkat edilmeli? Gelin hep birlikte bu soruların yanıtlarına bakalım, diğer detayları inceleyelim…
Her zaman küçük bir işletme yönetmek gibi bir hayaliniz mi oldu ya da uzun zamandır hayalinizdeki kafeyi açmak mı istiyorsunuz? Baştan doğru bir planlama yaparsanız bir kafe açmak oldukça kârlı olabilir.
Yazımıza küçük işletme sahiplerine güzel bir haber vererek başlamak istiyoruz: Artık insanlar küçük kahve işletmelerine akın ediyorlar! Evet, son yıllarda işletmecilerin sayısının hayli artmasıyla kafe alanında da rekabet iyice kızıştı. Ancak bu sektörde farklı olan bir durum var: Daha fazla ilgi görmek ve para kazanmak için büyük bir işletme açacaksınız diye bir kaide yok. Hatta yapılan araştırmalara göre, küçük kafelerin sayısı büyük kahve zinciri mağazalarının iki katına ulaşmış durumda.
Tabii bu dediklerimizi okuyunca hemen yaşadığınız yerde ufak ve sevimli bir kafe açmanın hayalini kurmanız çok normal. Ama unutmayın, ‘sevimlilik’ karın doyurmaz. Bir kafe açmak için önce hatırı sayılır bir yatırım yapmanız gerekir. Kafeyi açtığınızda da hemen parayı bulamazsınız, zira kâr marjı düşüktür. Bu da yetmezmiş gibi her gün saatlerce çalışmanız ve iş üzerine kafa yormanız gerekir. Siz yine de umudunuzu kaybetmeyin ve gerçekten kendi kafenizi açmayı kafaya koyduysanız aşağıda belirttiğimiz adımları takip edin. Eğer doğru biçimde planlama yaparsanız kafeniz bu zorlu piyasada ayakta kalabileceği gibi eninde sonunda size hayal ettiğiniz miktarlarda para da kazandırabilir.
Doğru adımları attığınız takdirde kafeniz, kolayca insanların arkadaşlarıyla veya aileleriyle vakit geçirebilecekleri, hızlıca yemek yiyebilecekleri veya en yeni projelerinin üzerinde çalışabilecekleri bir yer haline gelebilir.
Bölüm 1: Küçük işletmenizin planlama aşaması
Açmak istediğiniz küçük işletmenin türü ne olursa olsun kapsamlı bir iş planı yapmanız gerekir. Yapacağınız bu planda faaliyet göstereceğiniz iş kolunu ve pazar durumunu analiz ederek gelecekteki birkaç yıldan beklentilerinizi ortaya koymanız faydalı olacaktır. Yani, bu plan sizin için hem bir yol haritasıdır hem de potansiyel yatırımcıları etkilemenizi sağlayabilecek bir satış taktiğidir.
Bir iş planı geliştirin:
Peki sağlam bir iş planı nasıl yazılır? Bunun için aşağıdaki unsurlardan mutlaka yararlanın:
Kapak sayfası ve içindekiler listesi.
•
Şirketinizin vizyonundan kısaca bahsettiğiniz bir idari özet.
•
Şirketinizi ve sunduğunuz hizmetleri genel hatlarıyla anlattığınız bir şirket açıklaması bölümü.
•
Sizi emsallerinizden farklı kılan ürün ve hizmetlerden bahsettiğiniz ürün ve hizmetler kısmı.
•
Ürününüzü tüketicilerle nasıl buluşturacağınızı anlattığınız pazarlama planı bölümü.
•
Şirketinizin günlük bazda nasıl faaliyet göstereceğini açıkladığınız bir operasyon planı.
•
Şirket yapısını ve kültürünü detaylı biçimde açıklayan bir yönetim ve organizasyon bölümü.
•
Para konusundaki yaklaşımınızı ve yatırımcılardan beklentinizi ortaya koyan bir finansal plan.
Yasal koşulları öğrenin:
Bu durumda yapmanız gereken ilk şey şirketinizin türünü belirlemek. Örneğin Türkiye’de şahıs, limited ve anonim şirketi gibi birçok şirket türü bulunuyor. Bu şirket türlerinin hepsinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları olduğunu da söylemeden geçmeyelim.
Şirket türünüzü belirledikten sonra işletmenizi açmak için hangi ruhsat ve izinlere ihtiyacınız olduğunu araştırmaya başlayabilirsiniz. Kafe açarken sadece yasal engellerle uğraşmakla kalmaz, aynı zamanda gıda sektörüne has sağlık ve güvenlik şartlarına da uymanız gerekir. Bu doğrultuda bulunduğunuz yerdeki belediyeye gidip bilgi alabilir ya da ilgili dernek ve kuruluşlara danışabilirsiniz. Vergi işlemleri için de vergi dairesine gitmeniz gerektiğini unutmayın.
Bunun dışında yasal süreçleri yönetmesi için bir avukat tutarak kendinize kolaylık sağlayabilirsiniz.
İşletmeniz için mutlaka maddi kaynak bulun:
Hatırlarsanız ilk aşamada iş planınızı yaparken kafe açmak için ne kadar paraya ihtiyacınız olduğunu belirlemiştiniz. Başlangıçta ortaya çıkacak masrafları ödemek için muhtemelen yaratıcı davranmanız gerekebilir. Bu yüzden gerekirse kredi başvuruları yapın, biriktirdiğiniz paranın bir miktarını kullanın ve kaynak yaratmak için tüm imkânları sonuna kadar zorlayın.
Bir finans kuruluşundan küçük işletmelere uygun miktarda bir kredi almak için mevcut tüm seçenekleri değerlendirin. Bir bankaya işletme kredisi için başvurabilir ya da KOSGEB gibi girişimcilere hibe ve de faizsiz kredi sunan kuruluşların kapısını çalabilirsiniz.
Elbette maddi kaynaklarınız banka kredileri ya da birikimlerinizle sınırlı değil; hazırladığınız sağlam iş planıyla yatırımcıları veya girişimcileri etkileyerek kendinize kaynak yaratabilirsiniz.
Marka kimliği oluşturun:
Kafenize has bir logo tasarlayın, çeşitli görseller oluşturun, kartvizit bastırın ve tanıtım için gereken materyalleri hazırlayın. Ayrıca bu amaçla kafenizin vizyonuna uygun bir tema yaratmayı da ihmal etmeyin zira dekorasyonda, menüde ve diğer unsurlarda kullanacağınız renkleri, belirlediğiniz temaya göre seçmeniz daha doğru olur.
Kafeyi açacağınız yerde yaptığınız gözlem ve araştırmalar sonucunda hedef kitlenizi tespit ederek işletmeniz için bazı amaçlar belirleyin. Sabah 09.00- akşam 18.00 çalışanlara mı, üniversiteli gençlere mi, teknoloji meraklılarına mı yoksa kafa dinleyip biraz da muhabbet etmek isteyen insanlara mı hitap ediyorsunuz? Bu bilgilere sahipseniz ne mutlu size! Kitlenizi iyi tanıyorsanız o zaman marka çalışmanızı da doğru biçimde yapabilirsiniz.
Unutmayın, nihai amacınız kafenizdeki her bir ayrıntının marka çalışması kapsamında uyum içinde olmasını sağlamak. Yani müşteri öğlen yemeği menüsüne baktığında veya WC dekorasyonunu incelediğinde aynı tarzı gözlemleyebilmeli.
Marka kimliği oluşturmakta zorluk çekiyorsanız ya da yarattığınız konseptin karmakarışık bir hale geldiğini düşünüyorsanız bu alanlarda uzmanlaşan profesyonellerden destek alabilirsiniz.
Bölüm 2: Kafenizin hazırlık aşaması
Doğru mekânı bulun:
Girişi ana yola bakan birkaç mekân araştırın, kiralık veya satılık olan farklı farklı yerlere bakmayı ihmal etmeyin. Hem bütçenize en uygun hem de müşterileriniz için en ideal konuma sahip mekânı seçin.
Seçtiğiniz mekân daha önce de kafe olarak kullanılmışsa bu durum işinize gelebilir zira mekânı kafeye dönüştürmek için zaman ve para harcamanıza gerek kalmaz. Tabii “Acaba ne oldu da bu kafe kapandı?” diye sormayı da ihmal etmeyin.
Umut vaat eden mekânları bizzat araştırıp gezin. Günün farklı zamanlarında o mekânın önünden kaç yaya ve araç geçtiğini sayın. İnsanlar genellikle lezzetli yiyecek ve kaliteli içecekler ararlar, bu yüzden de çoğunlukla bildikleri mekânları tercih ederler ama yoğun trafiği olan bir yerde kafe açarsanız sadık bir müşteri kitlesi oluşturma ihtimaliniz de artar.
Mekânın düzeni ve dekorasyonunu markanıza göre ayarlayın. Seçtiğiniz mekân hâlâ iyi durumdaki bir kafe olsa bile genellikle kafanızdaki vizyona göre bazı değişiklikler ve iyileştirmeler yapmanız gerekir. Tabii buna girişmeden önce bütçenizi de göz önünde bulundurun ve asla aşırıya kaçmayın.
Elbette duvar rengi ve aydınlatma ekipmanları önemsiz demiyoruz ama sadece bu tür şeylerle uğraşmanız yetmez. Bir kafe için bu tarz detayların yanı sıra işlevsellik de son derece önemlidir. Mesela mutfak alanını öyle bir ayarlayın ki aşçılar ve yardımcıları sürekli sağa sola koşmadan yemek hazırlayabilsinler, böylelikle mutfak trafiği hiç tıkanmasın ve hizmet akışı sağlansın.
Mutlaka kafenizin rahat bir yer olmasını ve insanların buraya gelip rahatlayarak kaliteli vakit geçirmelerini istiyorsunuzdur. Böyle düşünüyorsanız çok güzel ama kafeyi tasarlarken karton bardakta kahvesini alıp gidecek müşterileri de unutmayın, mekânın dizaynını yaparken onları da göz önünde bulundurun. Zaten yemeğini ya da içeceğini paket olarak alan müşterilere hizmet etmek hem daha ucuzdur hem de bu insanları mutlu etmek daha kolaydır.
Gereken ekipmanları edinin:
Daha önceden kafe olarak kullanılmış olan bir mekânı yeniden dekore ediyorsanız mevcut masa, sandalye, koltuk ve kasa gibi bazı eşyaları kullanmayı tercih edebilirsiniz. Bu tarz eski eşyaları kullanıp tasarruf yapsanız da bazı yeni ekipmanlar satın almanız ya da kiralamanız gerekecektir.
Ne yapıp edin ama tasarruf yapmayı ihmal etmeyin. Örneğin sağdan soldan çeşitli eşyalar toplayın ve kafenizin temasına uyuyorsa bunları kullanın, böylelikle harcamalarınızdan tasarruf sağlayın.
Tasarruf yapın dedik ama belli başlı ekipmanlar konusunda asla cimrilik yapmayın. Mesela kafe açacağınız için iyi bir espresso makinesi almanız gerekir. Unutmayın, kahveye para veren insanların çoğu kaliteli kahve ile kötü kahve arasındaki farkı iyi bilir.
Menü oluşturun:
Dekorasyon, ambiyans ve benzeri unsurlar elbette kafenizin başarısı için büyük önem teşkil eder. Fakat sunduğunuz yiyecek ve içecekler matah değilse emin olun kimse kafenize ikinci defa gelmez. Bu yüzden hem bütçenize uygun hem de müşterileri cezbedecek bir menü hazırlamak için elinizden geleni yapın.
İşletmeniz daha yeni açılmışken menüyü nispeten kısa tutmanız işinize gelecektir. Bu amaçla birbirini tamamlayan temel yiyecek ve içeceklere yer verin. Mesela sattığınız kahvelerin yanında iyi gidecek tatlılar ikram edin veya menüye abartıya kaçmadan birkaç çorba ve sandviç seçeneği ekleyin.
Menünüzün içeriği ne kadar kapsamlı olursa olsun sattığınız tüm ürünlerin her bir detayını öğrenin. Kafenizi açmadan önce kahve gurusu mertebesine erişmediyseniz hemen işe koyulun ve kahvelerle ilgili her şeyi öğrenin. Sattığınız ürünlerin menşeini iyi bilin ki biri gelip “Sandviçlerde kullandığınız et ülkenin hangi yöresinden geliyor?” diye sorduğunda verecek cevabınız olsun. Ayrıca içeceklerinize ve yemeklerinize kalpten bağlanın ki sizi büyük kafe zincirlerinden ayıran bir özelliğiniz olsun.
Tedarikçiler ve distribütörlerle aranızı iyi tutun:
Günlük bazda işletmenizi idare etmeniz için gereken gıda ve diğer tüm maddeleri hem en iyi hem de en ucuz şekilde temin etmeniz gerekir. Bunun için hizmette kusur etmeyip gıda, temizlik maddeleri ve marka unsurları gibi ürünleri uygun fiyatlarla hiç aksatmadan kapınıza getiren güvenilir tedarikçilerle sağlam ilişkiler kurmanız gerekir. Unutmayın, tedarikçiler bir kafenin can damarıdır; zamanı geldiğinde elinizde ürün yoksa hiçbir şey yapamaz, para kazanamazsınız.
Mekanınızın çevresindeki küçük işletmelerin ve restoranların sahipleriyle görüşerek hangi tedarikçilerle çalıştıklarını öğrenebilirsiniz. Tedarikçilerinizi seçtikten sonra da onlarla iyi ilişkiler kurmaya ve iş birliğinizi uzun vadeli kılmaya çalışın. Tabii yeri gelmişken söyleyelim, hem daha makul fiyatlarda hem de daha kaliteli hizmet sağlayan bir tedarikçi bulursanız eski tedarikçinizle çalışmayı bırakın.
Bölüm 3: Kafenin açılma aşaması
Mutlaka kafenizin reklamını yapın:
Eğer ilk zamanlarda yeni açılan veya açılacak olan kafenizi kimse bilmiyorsa istediğiniz sayıda müşteriye ulaşamaz ve bu yüzden de yeteri kadar kazanç elde edemezsiniz. Bu durumu engellemek için kafenizi açmadan bir süre önce etrafa haber yayarak reklamınızı yapın. Basın bültenleri, sosyal medya, çevreye bilgi yayma, posterler ve aklınıza gelen her tür yöntem insanları bilgilendirmeniz konusunda işinize yarayabilir.
Kafe açtığınıza dair haberleri yayarken kullandığınız pazarlama materyallerinde asla marka kimliğinizden taviz vermeyin, yani konseptiniz konusunda yanıltıcı olmayın. Ayrıca haber yaymak için Google Adwords gibi güncel reklam teknolojilerini kullanarak stratejik hareket etmeyi de ihmal etmeyin.
Mutfak elemanı ve garson alırken titiz olun:
Mutfak elemanları ve garsonlar yaptığınız işin belkemiğidir. Müşterilerin damak tadına uygun lezzetler hazırlamak mutfak çalışanlarının, müşterileri memnun edecek hoş bir deneyim sağlamak ise garsonların görevidir.
Eleman alımı yaparken daha önce kafe tecrübesi olanları seçmenizde elbette fayda var ama bunun dışında kişilik, ruh hali ve tavır gibi unsurları da göz önünde bulundurun. Herhangi birini işe almadan önce geniş kapsamlı mülakatlar yaparak birçok soru sorun. Mesela garson adaylarına “Daha önce çalıştığınız yerde ters müşterilere denk geldiğinizde ne yaptınız?” gibi örnek olaylara yönelik sorular sorun ve aldığınız cevaplara değerlendirmede bulunun. Unutmayın, her daim işinizin başında olamayabilirsiniz ve böyle zamanlarda mekânı çalışanlarınız idare eder.
Tamamen hazır olduğunuzda mekânınızın kapılarını açın:
Her şey tamamlandığında ve işletmeniz hazır hale geldiğinde müşterilere kapılarınızı açın. Bu süreçte aksiliklere hazırlıklı olun. Bir sorunla karşılaştığınızda çaresizlikten yakınmak yerine hemen harekete geçin ve her şeyi tekrardan yoluna koymak için çaba sarf edin.
Elbette resmi açılışınızın kusursuz olması en büyük dileğinizdir, değil mi? O zaman ufak bir prova yapmak adına bir ‘ön açılış’ gerçekleştirin. Bu amaçla aile fertleri ve arkadaşlarınız gibi az sayıda misafir çağırın ve kafenizin operasyonunu test edin. Böylelikle resmi açılışı yapmadan önce yolunda giden ve gitmeyen şeyleri tespit etmiş olun.
Resmi açılışınızın dikkat çekmesi için bol bol reklam yapın, hediyeler dağıtın ve aklınıza gelebilecek diğer birçok yönteme başvurarak insanların kalbini kazanın. Ayrıca resmi açılışı gerçekleştirmek için en uygun gün ve saati seçmeye özen gösterin. “Acaba hedef kitlem hangi gün, saat kaçta gelir?” diye kendinize sorun ve ona göre harekete geçin.
Müşterilerinizin tekrar gelmesini sağlayın:
Haydi müşteri bir defa kafenize geldi diyelim. Çok güzel ama iş burada bitmemeli; çünkü birçok kafe sürekli olarak gelen müşteriler sayesinde para kazanır. Siz de mükemmel ürünler, hoş bir ambiyans ve uygun fiyatlar sunarak insanları etkileyebilirsiniz ama devamlı müşteriler kazanmak için aklınıza gelen başka yollara da başvurabilirsiniz. Örneğin bu amaçla bir sadakat programı hazırlayabilirsiniz. Bu tür programlar sayesinde sadece müşterileri elinizde tutmakla kalmaz, aynı zamanda insanları anlayarak onlarla daha sıkı bir ilişki kurabilirsiniz. Sadakat programı kapsamında belli bir içecekten sonra vereceğiniz o bedava kahve müşterileri öyle bir cezbeder ki sürekli mekânınıza gelmek isterler.
Bunun için delikli kart veya kupon gibi klasik yöntemler kullanabilir ya da QR kodu kullanan sadakat platformlarını da tercih edebilirsiniz. QR kod gibi teknolojik yöntemleri kullanmak oldukça kolay olduğu gibi maddi açıdan da cebinizi yakmaz. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın sadakat programlarının olumlu etkilerini hafife almayın, hatta bu programları son derece verimli pazarlama araçları olarak kabul edin.
Bir kafe açmak için gerekenler
İşyerinizi tuttunuz, sıra geldi prosedürlere. Bunlar neler mi? Sayalım:
1. Muhasebecinizi seçin.
2. Kurulum için gerekli belgelerinizi hazırlamaya başlayın.
3. Maliye belgeleri.
4. Belediye evrakları/İşyeri açma ve çalışma ruhsatı.
5. Esnaf odası işleri.
6. İl/İlçe Tarım Müdürlüğü (Gıda Üretim İzin Belgesi, Gıda İşletme Kayıt Belgesi)
Muhasebeciniz mümkünse tanıdığınız, güvenebileceğiniz birisi olsun. Ancak bu durum çoğu zaman mümkün olmayabilir. En azından mümkünse bir referansla gidin ve birkaç ay deneyin ve denetlemeye çalışın. En önemli denetleme aracı göndereceğiniz Z raporlarındaki KDV toplamlarıyla, gider gösterdiğiniz kalemlerin KDV miktarını doğru hesaplamış mı ona bakabilirsiniz, arada bir hesap dökümü de isteyin, takip edildiğini bilsin.
Önemli bir not: Tüm ödemelerinizi kendiniz yapın. Herhangi bir bankanın internet şubesinden oturduğunuz yerden yapabilirsiniz.
Kafe açıldıktan sonra düzenli olarak yapmanız gereken ödemeler kabaca şu şekilde olur:
KDV ödemeleriniz (her ay)
Geçici vergi ödemeleriniz (3 ayda bir)
Stopaj ödemeleriniz (3 ayda bir)
Gelir vergisi ödemeleriniz (yılda bir)
SGK prim ödemeleriniz (her ay)
Bağkur prim ödemeleriniz (her ay)
Defter tasdik ödemeniz (yılda bir)
Bilgilendirme formu ödemeniz (yeni çıktı)
Fatura defteri tasdik ücreti ödemeniz (yılda bir)
Muhasebe ücreti ödemeniz (her ay)
